Zarządzanie nieruchomościami a administrowanie czym się różni?

Zarządzanie nieruchomościami a administrowanie czym się różni?

W kontekście Wspólnoty Mieszkaniowej możemy spotkać się z dwoma pojęciami. Zarządzanie nieruchomością i administrowanie nieruchomością. Chodź wiele osób nie odróżnia tych pojęć, i stosuje je jako synonimy, w rzeczywistości mają one różne znaczenie i zakres obowiązków. Kluczowym aspektem który odróżnia zarządzanie nieruchomością od administrowania jest zakres odpowiedzialności.

Zarządca nieruchomości i zarządzanie nieruchomością

Zarządzanie nieruchomością polega na podejmowaniu wszystkich ważnych decyzji dotyczących nieruchomości. Zarządca nieruchomości jest administratorem i pełni funkcję zarządu. Zarządca jest odpowiedzialny za realizację wszelkich zadań i podejmowanie decyzji dotyczących nieruchomości (wspólnoty mieszkaniowej) oraz utrzymywanie jej w stanie niepogorszonym zgodnie z jej przeznaczeniem. Zarządcą może być profesjonalista zajmujący się zawodowo zarządzaniem nieruchomościami lub firma zewnętrzna której wspólnota mieszkaniowa zleca zarządzanie nieruchomością wspólną. Zarządca przede wszystkim reprezentuje interesy wspólnoty mieszkaniowej na zewnątrz przed instytucjami, Sądami, Urzędami, negocjuje, przygotowuje i podpisuje umowy z podmiotami zewnętrznymi. Poza reprezentowaniem wspólnoty mieszkaniowej na zewnątrz obowiązkami zarządcy są także: zapewnienie podstawowych usług wspólnocie mieszkaniowej tj. utrzymanie czystości, zapewnienie obowiązkowych przeglądów, zawarcie ubezpieczenia dla wspólnoty mieszkaniowej, prowadzenie bieżącej konserwacji, przygotowywanie i planowanie remontów. Pod pojęciem zapewnienia podstawowych usług kryje się także zawarcie umowy na dostawę wody i odprowadzenie ścieków, zawarcie umowy na dostawę ciepła, energii elektrycznej czy gospodarowania odpadami. Co ważne rolą zarządcy jest także prowadzenie księgowości wspólnoty mieszkaniowej w tym odpowiedniego rozliczenia świadczeń i mediów. Zarządca jest zobowiązany do prowadzenia dokumentacji wspólnoty mieszkaniowej. Dokumentacja ta powinna zawierać dane dotyczące stanu nieruchomości w ujęciu technicznym, ale także w ujęciu finansowo księgowym oraz formalno prawnym. Do obowiązków zarządcy nieruchomości leży także współpraca z wspólnotą mieszkaniową w zakresie organizacji zebrań, przygotowywania uchwał, organizowanie głosowania nad tymi uchwałami oraz zbieranie głosów w trybie indywidualnego głosowania. Zarządca sporządza plan gospodarczy w oparciu o aktualne koszty lub te planowane i przedstawia wspólnocie mieszkaniowej propozycję planu gospodarczego w formie uchwały. Głosowanie nad uchwałą dotyczącą planu gospodarczego powinno być poprzedzone przedstawieniem sprawozdania z działalności wraz z sprawozdaniem finansowym czyli poinformowanie właścicieli lokali o kondycji finansowej wspólnoty mieszkaniowej. Jedną z ostatnich funkcji zarządcy nieruchomości jest pobieranie opłat od właścicieli w imieniu wspólnoty mieszkaniowej. Opłaty w formie zaliczek dotyczą zarówno kosztów utrzymania nieruchomości wspólnej jak i rozliczanych później mediów. Zarządca podejmuje także czynności windykacyjne w imieniu wspólnoty mieszkaniowej wobec członków którzy nie wywiązują się z terminowych wpłat.

Administrator i administrowanie nieruchomością

Administrowanie nieruchomością polega na wykonywaniu codziennych zadań związanych z jej obsługą, takich jak pobieranie czynszu i innych opłat oraz prowadzenie niezbędnej dokumentacji. Działania te są zazwyczaj realizowane na zlecenie zarządu wspólnoty mieszkaniowej lub konkretnej nieruchomości.

Wspólnota Mieszkaniowa zawierając umowę o administrowanie nieruchomością pozostawia kwestię zarządu nad nieruchomością w swojej gestii. Najczęściej spotykana formą sprawowania zarządu jest zarząd właścicielski. Zarząd właścicielski może być 1 osobowy lub wieloosobowy. Doświadczenia pokazują że lepszą formą są zarządy wieloosobowe – najlepiej w liczbie nieparzystej. Nie ma przeszkód aby formę zarządu sprawowała także osoba fizyczna niebędąca właścicielem w danej wspólnocie mieszkaniowej.

Wracając do meritum, mamy dwie organizacje które wspólnie podejmują działania w celu kompleksowej usługi administrowania i zarządzania nieruchomością czyli: Administrator oraz Zarząd Wspólnoty Mieszkaniowej.

Rolą administratora jest wykonywanie takich samych działań jak zarządca nieruchomości z wyłączeniem m.in.:

  1. Reprezentowania wspólnoty mieszkaniowej na zewnątrz ( są to obowiązki Zarządu Wspólnoty Mieszkaniowej)
  2. Podpisywania umów z podmiotami zewnętrznymi
  3. Przedstawiania sprawozdania z działalności zarządu
  4. Zbieranie głosów w trybie indywidualnego zbierania głosów
  5. Reprezentowanie wspólnoty mhieszaknioawej przez instytucjami państwowymi takimi jak Sądy, Urzędy itd.
  6. Podejmowanie decyzji które mogłyby wpływać na stan prawny nieruchomości i fizyczny administrowanych budynków

Są to najważniejsze różnice pomiędzy administrowaniem i zarządzaniem nieruchomościami, niemniej administrator jak i zarządca nieruchomości powinni kierować się przede wszystkim dobrem ogólnym nieruchomości, mieszkańców. Zakres obowiązków w obu przypadkach jest bardzo szeroki toteż wybór odpowiedniej osoby sprawującej zarządzanie nieruchomością czy administrowanie powinien być poprzedzony gruntowną analizą aby współpraca niosła za sobą spokój i komfort właścicieli nieruchomości.