Księgowość wspólnot mieszkaniowych w pigułce

MAESTRO Nieruchomości Sprawozdania finansowe

Księgowość wspólnot mieszkaniowych w pigułce

Wstęp

Księgowość wspólnot mieszkaniowych jest dość specyficzna i jest pojęciem zarówno szeroko rozumianym jak i praktykowanym. Zaczynając od początku należy odpowiedzieć na pytanie czym jest wspólnota mieszkaniowa?

Wspólnota mieszkaniowa

Zgodnie z ustawą o własności lokali, wspólnota mieszkaniowa to ogół właścicieli, których lokale wchodzą w skład określonej nieruchomości. Wspólnota mieszkaniowa może nabywać prawa jak i zaciągać zobowiązania. Wspólnota mieszkaniowa nie posiada osobowości prawnej, a także nie jest podmiotem gospodarczym. Wspólnota nie posiada własnego majątku, należy on bowiem w całości do członków wspólnoty mieszkaniowej. Wspólnoty mieszkaniowej nie można założyć, albowiem powstaje ona z mocy prawa. Warto przy tym zaznaczyć że, każdy z członków wspólnoty mieszkaniowej posiadający pełne prawo do mieszkania ma realny wpływ na jej działanie, jednakże należy zaznaczyć że, wspólnota mieszkaniowa posiada ułomną osobowość prawną.

Każdy mieszkaniec posiada swój udział we wspólnocie mieszkaniowej który zazwyczaj odpowiada metrażowi mieszkania (ewentualnie także komórki lokatorskiej, garażu) dzielonemu przez łączną sumę powierzchni wszystkich mieszkań w budynku. Jest to bardzo duże uproszczenie i mogą występować różne warianty udziałów. Udział zatem daje mieszkańcowi prawo głosu. Głos ten jest wyrażany zarówno w głosowaniach nad uchwałami jak i prawem swobodnego wglądu w działalność wspólnoty mieszkaniowej.

Podsumowując mieszkańcy wspólnoty mieszkaniowej mają o wiele większy wpływ na interesy związane z funkcjonowaniem wspólnoty mieszkaniowej niż np: członkowie spółdzielni mieszkaniowej. Członek wspólnoty mieszkaniowej ma większą kontrolę nad działalnością finansową oraz decydują kto zostanie członkiem Zarządu wspólnoty mieszkaniowej.

Wspólnoty mieszkaniowe dzielą się na małe (do 7 lokali) i duże (powyżej 7 lokali). Podstawowym aktem prawnym jest ustawa o własności lokali z dnia 24 czerwca 1994 roku. Pozostałymi aktami prawnymi które niejako ,,zahaczają” o działalność wspólnoty mieszkaniowej są ustawa o gospodarce nieruchomościami, Kodeks cywilny. Ustawy podatkowe pod które podlega wspólnota mieszkaniowa to przede wszystkim ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT), ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (zatrudnianie przez wspólnotę mieszkaniową)(PIT), ustawa o podatku od towarów i usług (VAT) – w określonych przypadkach i przy spełnieniu określonych warunków, ale o tym szerzej w innym wpisie. O kwestiach podatkowych będziemy jeszcze mówić przy innych okazjach.

Księgowość wspólnoty mieszkaniowej

Jak już wcześniej wspomniano, podstawowym aktem prawnym regulującym działalność wspólnot mieszkaniowych jest ustawa o własności lokali z dnia 24 czerwca 1994 roku. Zgodnie z art. 29 ustawy Zarząd wspólnoty mieszkaniowej lub zarządca, któremu zarząd powierzono w myśl art. 18 ustawy jest obowiązany prowadzić dla każdej nieruchomości wspólnej pozaksięgową ewidencję kosztów zarządu nieruchomością wspólną oraz zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej.

Sposób prowadzenia księgowości wspólnoty mieszkaniowej jest określony również w art. 22 ustawy o własności lokali, a mianowicie chodzi o zakres i sposób prowadzenia przez zarząd lub zarządcę pozaksięgowej ewidencji kosztów nieruchomosci wspólnej.

Można powiedzieć że jedną z podstawowych uchwał podejmowanych na początku funkcjonowania wspólnoty mieszkaniowej jest określenie sposobu prowadzenia księgowości wspólnoty mieszkaniowej.

Co prawda ustawodawca wskazał na prowadzenie pozaksięgowej ewidencji kosztów, jednak w znakomitej większości ta księgowość prowadzona jest w sposób tradycyjny tj. na pełnych księgach lub w sposób ,,hybrydowy”. Niektórzy twierdzą że wspólnota mieszkaniowa nie podlega pod ustawę o rachunkowości, bo skoro w ustawie o własności lokali zapisano o sposobie prowadzenia pozaksięgowej ewidencji kosztów to gdzie mamy tutaj rachunkowość? Pierwszą myślą w zasadzie, która wskazuje na konieczność prowadzenia księgowości wspólnoty mieszkaniowej w sposób transparentny i rzetelny jest ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT), która zobowiązuje wspólnoty mieszkaniowe do ,,bycia” płatnikiem tego podatku jeżeli oczywiście zaistnieją ku temu przesłanki, a także ustawa o podatku od towarów i usług (VAT).

Kolejną z przesłanek wskazujących na to aby księgowość wspólnoty mieszkaniowej prowadzić w sposób rzetelny i transparentny jest przede wszystkim interes jej właścicieli. Mówiąc wprost, tylko zapisy księgowe na pełnych księgach dają pełny ogląd całości operacji gospodarczych zachodzących w danym podmiocie, dlatego tak wiele wspólnot mieszkaniowych i zarządców decyduje się na prowadzenie księgowości wspólnoty mieszkaniowej w tradycyjny sposób.

Zgodnie z zasadami ,,pełnej księgowości” to jednostka która prowadzi księgi określa zasadę ewidencji kosztów. Wyróżniamy 2 rodzaje ewidencjonowania kosztów: układ rodzajowy i kalkulacyjny. Wspólnoty mieszkaniowe w znakomitej większości przypadków prowadzą księgowość w układzie rodzajowym. Nie ma potrzeby ,,rozbijania” kosztów o dodatkowy układ, chyba że wspólnota mieszkaniowa składa się z wielu nieruchomości i ma to na celu jeszcze większą transparentość ewidencjonowania zapisów.

Przykładowy plan kont

Poniżej przedstawiamy typowy plan kont ( w ujęciu syntetycznym) funkcjonujący we wspólnocie mieszkaniowej.

Ważne jest aby księgowość wspólnoty mieszkaniowej była prowadzona w miarę prosty sposób ale jednocześnie rzetelny i transparentny.

130 – Rachunki bankowe

131 – Lokaty bankowe

140 – Środki pieniężne w drodze

200 – Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami

204 – Rozrachunki z tytułu opłat eksploatacyjnych

208 – Pozostałe rozrachunki

220 – Rozrachunki publiczno prawne

401 – Koszty utrzymania nieruchomości wspólnej

402 – Świadczenia/Media

647 – Międzyokresowe rozliczenia kosztów

700 – Przychody z tytułu zaliczek na eksploatację części wspólnej

701 – Przychody z tytułu świadczeń/mediów

702 – Pozostałe przychody

750 – Przychody finansowe

751 – Koszty finansowe

761 – Koszty operacyjne

763 – Pozostałe przychody operacyjne

850 – Fundusz remontowy

860 – Wynik finansowy

871 – Podatek dochodowy od osób prawnych CIT – 8

Podsumowanie

Ustawodawca wskazał na sposób prowadzenia księgowości wspólnot mieszkaniowych, jednakże pozostałe przepisy jak i sposób funkcjonowania wspólnoty mieszkaniowej sprowadza to zagadnienie do głębszej analizy zarówno pod względem formalnym i finansowym jak i społecznym. W interesie każdego zarządcy jak i zarządu wspólnoty mieszkaniowej jest aby współpraca na linii zarząd/zarządca – mieszkańcy układała się jak najlepiej i aby ,,trzon” funkcjonowania jakim jest księgowość był prowadzony w sposób rzetelny, czytelny i przede wszystkim dostępny dla każdego właściciela.